Você sabe o que é gestão à vista e por que essa metodologia beneficia a gestão de pessoas e a transparência organizacional?
Quando se fala em gerir uma empresa ou equipe, uma enorme quantidade de dados estão disponíveis. São números tanto relacionados ao desempenho (vendas, faturamento e participação de mercado) quanto indicadores internos de gestão de pessoas (absenteísmo, clima organizacional e até quantidade de acidentes de trabalho).
Em meio a tantos dados, é fácil se perder sobre o que é realmente importante compartilhar ou até mesmo correr o risco de não ser transparente com o público interno. Para auxiliar nesta questão, uma prática de comunicação eficiente é a gestão à vista.
Neste guia sobre gestão à vista você vai ver:
1. O que é Gestão à vista?
2. A forma vale tanto quanto o conteúdo
3. Foco do projeto
4. Integração e engajamento: todos na mesma página
5. Boas práticas de Gestão à Vista
6. Mão na massa
7. Software para projetos de Gestão à vista
O que é Gestão à vista?
O nome gestão à vista já dá uma dica do que se trata: possibilitar que os principais dados sejam facilmente consultados por toda a equipe – ou seja, que estejam “à vista” de todos. Isso ser por meio de textos, tópicos, números, gráficos ou planilhas que permitam uma fácil visualização e interpretação das informações apresentadas.
Na prática, funciona como o placar de uma partida de futebol, no qual é possível ver se o time está ganhando ou perdendo e qual é o tamanho da diferença em relação ao adversário (ou concorrente, se este for o caso). Com a gestão à vista, é possível acompanhar os indicadores da empresa (ou da área), o andamento dos projetos e as tendências – para o bem ou para o mal.
Os colaboradores podem comemorar juntos os bons resultados ou ficar mais apreensivos com números menos animadores – o que não vem a ser um problema. Afinal, a transparência nessas horas gera muito mais lealdade e comprometimento do que um eventual sentimento de desconfiança que pode existir decorrente da omissão de informações por parte da gestão. Ou seja: a gestão à vista é uma forma de comunicar e engajar os funcionários.
A forma vale tanto quanto o conteúdo
A maneira de passar essas informações é importante. Não adianta disponibilizar planilhas e mais planilhas, se apenas o criador do arquivo consegue navegar no meio de tantos números. É fundamental que os dados sejam visualmente representados pensando que muitos colaboradores não lidam com aquelas informações tão específicas diariamente.
Não é tão complicado: uma boa comunicação visual dá conta disso. É aí que entram os gráficos, tabelas e outras representações visuais. Os dados podem ser apresentados em sua evolução, apontando uma tendência positiva ou negativa, ou comparados com os números dos concorrentes, por exemplo.
Dica de livro sobre o tema: Reuniões Visuais. Como Gráficos, Lembretes Autoadesivos e Mapeamento de Ideias Podem Transformar a Produtividade de Um Grupo | por David Sibbet
Este acompanhamento constante ajuda a manter o assunto vivo entre os funcionários. Se a equipe tem uma meta de aumento de vendas ou redução de acidentes, por exemplo, nada melhor do que revisitar os números periodicamente para estabelecer eventuais ajustes de percurso.
Foco do projeto
Os indicadores escolhidos para fazer parte da gestão à vista devem resolver uma necessidade de controle específica, ou há o risco de ninguém dar a mínima para as informações apresentadas. É preciso verificar se aqueles dados são mesmo relevantes para o público interno ou se tempo, dinheiro e energia estão sendo gastos com os indicadores errados no lugar errado.
Ou seja: qual é o objetivo da empresa? Para cumprir este objetivo, que variáveis estão em jogo? Quais são os indicadores relacionados a essas circunstâncias? Respondendo a essas perguntas, você descobrirá o que deve ser divulgado nos seus quadros.
Seguindo o raciocínio, chegamos à necessidade de segmentar as informações. Não adianta estabelecer uma central da gestão com gráficos e mais gráficos e uma miscelânea de informações que mais embaralham do que esclarecem.
Um caminho que funciona melhor é dividir esses dados e posicioná-los especificamente onde eles interessam, com painéis dispostos em locais estratégicos. Os indicadores escolhidos para fazer parte da gestão à vista devem resolver uma necessidade de controle específica.
Integração e engajamento: todos na mesma página
A gestão à vista pode ser uma poderosa ferramenta de integração: dependendo dos dados apresentados, as equipes conseguem ter uma visão mais calibrada sobre a importância das entregas de diferentes áreas para o bom desempenho da companhia como um todo, o que deixa todos alinhados a um objetivo comum.
Além disso, é possível reforçar a cultura da empresa com base em informações e fatos: com decisões embasadas em dados claros e transparentes, diminui o risco de especulações capazes de criar ruídos em qualquer comunicação. A empresa só tem a ganhar com a gestão à vista, com benefícios como produtividade, motivação e engajamento dos funcionários.
Um questionamento que pode surgir: “não é perigoso deixar os dados à mostra?” Bom, depende da informação. Existem pontos que configuram-se como informações sigilosas ou segredos industriais. Vale a pena realizar uma análise criteriosa e avaliar o quanto a performance dos funcionários tem a ganhar com a apresentação de certos números versus o risco de torná-los públicos a todos.
Boas práticas de Gestão à Vista
Algumas ferramentas bastante difundidas no mercado usam a ideia de gestão à vista mesmo antes do termo começar a aparecer por aí. É o caso do Kanban, de origem japonesa. O método se baseia em cartões com as descrições das atividades de uma equipe. Esses cartões são fixados em painéis com divisões como “o que precisa ser feito”, “o que está sendo feito” e “o que já está feito”. Assim, é possível ter um panorama do andamento das atividades.
Outra ferramenta que utiliza esse conceito é o OKR (Objectives and Key Results) que mostra de forma visual, através do organograma dos OKRs, as informações referentes às metas, indicadores e progressos gerais.
Os famosos painéis das comissões internas de prevenção de acidentes (CIPA), presente em tantas empresas, é outro exemplo. De forma simples, é exibido como a equipe vem prevenindo ocorrências e ainda serve de alerta quanto à importância de se adotar medidas de segurança.
Mão na massa: dados atualizados constantemente
No dia a dia da empresa, os dados até surgem naturalmente, a partir das atividades cotidianas dos funcionários. Mas, obviamente, eles não vão aparecer sozinhos nos painéis dedicados à gestão à vista. Eles precisam primeiro ser compilados, filtrados, checados e, só depois disso, divulgados. Para que esse fluxo seja seguido sem sustos, é importante que haja uma equipe responsável por coletar as informações e alimentar os quadros.
A tecnologia, mais uma vez, é uma grande aliada. O responsável por essa atualização não precisa ficar refém dos gráficos gerados no Excel na hora de apresentar os dados. Hoje em dia, existem sistemas de TV corporativa que deixam as informações muito mais atrativas, dinâmicas e de fácil atualização.
Através de um único computador, é possível atualizar todos os painéis disponíveis na empresa, garantindo a agilidade operacional e guardando energia para o que realmente interessa, que é melhorar o desempenho da empresa.
Na era dos celulares, esse tipo de comunicado pode ser feito também via aplicativo de Comunicação Interna, o que torna a comunicação ainda mais aderente. Afinal, transparência, acessibilidade e mobilidade são algumas das palavras-chave da nova economia.
Softwares para projetos de Gestão à vista
Selecionamos 5 ferramentas de mercado focadas neste segmento. O critério de escolha dos produtos foram:
1. Interface com boa usabilidade e facilidade de uso
2. Teste grátis para avaliação
3. Plano de entrada com valor menor do que 50 dólares
4. Diferentes perfis de integração de dados
5. Possibilidade de contratação online self-service
1. Klipfolio
Dessa lista, a Klipfolio é com certeza o produto mais conhecido e utilizado aqui no Brasil.
O ponto forte com certeza é a facilidade de uso: você pode rapidamente conectar às fontes de dados com comandos drag and drop. Os dashboards também possuem um design caprichado: são bonitos, atrativos e informativos.
Website: https://www.klipfolio.com/
Integrações: https://www.klipfolio.com/integrations
2. Geckoboard
Website: https://www.geckoboard.com/
Integrações: https://www.geckoboard.com/integrations/
3. Dashheroo
Website: https://www.dasheroo.com/
Integrações: https://www.dasheroo.com/dashboard-insight-library
4. Supermetrics
Website: https://supermetrics.com/
Integrações: https://supermetrics.com/products
5. Cyfe
Website: https://www.cyfe.com/
Integrações: https://www.cyfe.com/startup-dashboard