Gestão à vista: clareza e transparência na Comunicação Interna

Gestão a vista

Gestão à vista (site Klipfolio)

Quando se fala em gestão de uma empresa ou equipe, muitas informações estão em jogo. São números tanto relacionados ao desempenho (vendas, faturamento e participação de mercado) quanto indicadores internos de gestão de pessoas (absenteísmo, clima organizacional e até quantidade de acidentes de trabalho).

Em meio a tantos dados, é fácil se perder sobre o que é realmente importante compartilhar ou até mesmo correr o risco de não ser transparente com o público interno. Para auxiliar nesta questão, uma prática de comunicação bastante relevante é a gestão à vista.

O nome já dá uma dica do que se trata: possibilitar que os principais dados sejam facilmente consultados por toda a equipe – ou seja: que estejam “à vista” de todos.

Isso pode se dar por meio de textos, tópicos, números, gráficos ou planilhas que permitam uma fácil visualização e interpretação das informações apresentadas.

Na prática, funciona quase como o placar de uma partida de futebol, no qual é possível ver se o time está ganhando ou perdendo e qual é o tamanho da diferença em relação ao adversário (ou concorrente, se este for o caso).

Com a gestão à vista, é possível acompanhar os indicadores da empresa (ou da área), o andamento dos projetos e as tendências – para o bem ou para o mal. Os colaboradores poderão comemorar juntos os bons resultados ou ficar mais apreensivos com números menos animadores – o que não vem a ser um problema. Afinal, a transparência nessas horas gera muito mais lealdade e comprometimento do que um eventual sentimento de desconfiança que pode existir decorrente da omissão de informações por parte da gestão. Ou seja: a gestão à vista é uma forma de comunicar e engajar os funcionários.

 

A forma vale tanto quanto o conteúdo

A maneira de passar essas informações é super importante. Não adianta disponibilizar planilhas e mais planilhas, se apenas o criador do arquivo souber navegar no meio de tantos números. É fundamental que os dados sejam visualmente representados pensando que muitos colaboradores não lidam com aquelas informações tão específicas diariamente.

Não é tão complicado: uma boa comunicação visual dá conta disso. É aí que entram os gráficos, tabelas e outras representações visuais. Os dados podem ser apresentados em sua evolução, apontando uma tendência positiva ou negativa, ou comparados com os números dos concorrentes, por exemplo.

 


Dica de livro para aprofundar-se:
Reuniões Visuais. Como Gráficos, Lembretes Autoadesivos e Mapeamento de Ideias Podem Transformar a Produtividade de Um Grupo | por David Sibbet

 

Este acompanhamento constante ajuda a manter o assunto vivo entre os funcionários. Se a equipe tem uma meta de aumento de vendas ou redução de acidentes, por exemplo, nada melhor do que revisitar os números periodicamente para estabelecer eventuais ajustes de percurso.

 

Foco

Gestão a vistaOs indicadores escolhidos para fazer parte da gestão à vista devem resolver uma necessidade de controle específica – ou corre-se o risco de ninguém dar a mínima para as informações apresentadas. É preciso verificar se aqueles dados são mesmo relevantes para o público interno – ou se tempo, dinheiro e energia estão sendo gastos com os indicadores errados no lugar errado.

Ou seja: qual é o objetivo da empresa? Para cumprir este objetivo, que variáveis estão em jogo? Quais são os indicadores relacionados a essas circunstâncias? Respondendo a essas perguntas, você descobrirá o que deve ser divulgado nos seus quadros.

Seguindo este raciocínio, chegamos à necessidade de segmentar as informações. Não adianta estabelecer uma central da gestão com gráficos e mais gráficos e uma miscelânea de informações que mais embaralham do que esclarecem. Um caminho que funciona melhor é dividir esses dados e posicioná-los especificamente onde eles interessam, com painéis dispostos em locais estratégicos.

 

Integração e engajamento: todos na mesma página

A gestão à vista pode ser uma poderosa ferramenta de integração: dependendo dos dados apresentados, as equipes conseguem ter uma visão mais calibrada sobre a importância das entregas de diferentes áreas para o bom desempenho da companhia como um todo, o que deixa todos alinhados a um objetivo comum.

Além disso, é possível reforçar a cultura da empresa com base em informações e fatos: com decisões embasadas em dados claros e transparentes, diminui o risco de especulações típicas da rádio corredor (capazes de criar ruídos em qualquer comunicação).

A empresa só tem a ganhar em pontos-chave da gestão, como produtividade, motivação e engajamento dos funcionários.

Um questionamento que pode surgir:  “Não é perigoso deixar os dados à mostra?” Bom, depende do dado. Naturalmente, por uma questão de concorrência, existem pontos que configuram-se como informações sigilosas ou segredos industriais.  Vale a pena fazer uma análise criteriosa e avaliar o quanto a performance dos funcionários tem a ganhar com a apresentação de certos números versus o risco de torná-los públicos a todos.

 

Boas práticas

Algumas ferramentas já bastante difundidas no mercado já usam a ideia de gestão à vista mesmo antes do termo começar a aparecer por aí. É o caso do Kanban, de origem japonesa. O método se baseia em cartões com as descrições das atividades de uma equipe. Esses cartões são fixados em painéis com divisões como “o que precisa ser feito”, “o que está sendo feito” e “o que já está feito”. Assim, é possível ter um panorama do andamento das atividades.

Os famosos painéis das comissões internas de prevenção de acidentes (CIPA), presente em tantas empresas, é outro exemplo. De forma simples, mostra como a equipe vem prevenindo ocorrências e ainda serve de alerta quanto à importância de se adotar medidas de segurança.

Mão na massa: dados atualizados constantemente

Gestão a vistaNo dia a dia da empresa, os dados até surgem naturalmente, a partir das atividades cotidianas dos funcionários. Mas, obviamente, eles não vão aparecer sozinhos nos painéis dedicados à gestão à vista. Eles precisam primeiro ser compilados, filtrados, checados e, só depois disso, divulgados. Para que esse fluxo seja seguido sem sustos, é importante que haja uma equipe responsável por coletar as informações e alimentar os quadros.

A tecnologia, mais uma vez, é uma grande aliada. O responsável por essa atualização não precisa ficar refém dos gráficos gerados no Excel na hora de apresentar os dados. Hoje em dia, existem sistemas de TV corporativa que deixam as informações muito mais atrativas e dinâmicas – e a melhor parte: de fácil atualização. De um único computador, é possível atualizar todos os painéis disponíveis na empresa, garantindo a agilidade operacional e guardando energia para o que realmente interessa, que é melhorar o desempenho da empresa.

Existem também alguns softwares que facilitam a montagem de dashboards customizados, por exemplo: Klipfolio, Domo, Sisense, entre outros.

Na era dos smartphones, esse tipo de comunicado pode ser feito também via aplicativo mobile de comunicação interna, o que torna a comunicação ainda mais aderente. Afinal, transparência, acessibilidade e mobilidade são algumas das palavras-chave da nova economia.

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